Bagaimana untuk menyegerakkan kategori e-mel Outlook.com dengan Outlook 2013

Ramai di antara kita yang menggunakan Outlook.com juga suka mengambil kesempatan daripada menyegerakkan dengan Outlook 2013 (a.k.a. desktop Outlook) untuk mengakses e-mel kami melalui aplikasi Office ini.

Malangnya, penyegerakan ini mempunyai beberapa had dan kelemahan. Perkara yang paling saya perhatikan dalam pengalaman saya ialah secara lalai kategori e-mel yang ditunjukkan dalam Outlook.com tidak disegerakkan (kategori Outlook adalah setara daripada label Gmail). Walau bagaimanapun, melakukan beberapa penyelidikan, saya mendapati penyelesaian yang membolehkan ya kita lihat dalam Outlook 2013 kategori yang diberikan kepada setiap e-melSiaran ini menerangkan cara melaksanakannya langkah demi langkah.

Cara Kategori Outlook Berfungsi

Pertama sekali, saya fikir adalah baik untuk menerangkan apakah keistimewaan Outlook yang membawa kita kepada masalah ini, tetapi pada masa yang sama biarkan pintu terbuka untuk penyelesaian (walaupun jika anda mahu anda boleh skrol dan terus ke langkah penyelesaian).

"

Apabila kami mula menggunakan Outlook.com (mel web) kami mendapati bahawa sudah terdapat satu siri kategori dan penapis secara lalaiyang berfungsi tanpa kita perlu mengkonfigurasi apa-apa. Di antara kategori lalai ini kami dapati yang berikut:"

• Kemas Kini Sosial: E-mel kumpulan daripada Twitter. Facebook, LinkedIn dan seumpamanya
• Buletin: diberikan kepada pengiklanan atau surat berita bermaklumat daripada syarikat
• Kumpulan: diberikan kepada semua e-mel daripada senarai pengedaran seperti Kumpulan Google)
• Dokumen atau foto: diberikan mengikut lampiran yang terkandung dalam e-mel
• Kemas Kini Penghantaran: E-mel Penjejakan Penghantaran Produk Kumpulan

E-mel diberikan kepada kategori ini dan kategori lain menggunakan penapis yang datang secara lalai, yang kami tidak dapat mengedit atau mengetahui peraturannya. Walau bagaimanapun, kami boleh membuat penapis baharu yang menetapkan e-mel kepada kategori ini. Sebagai contoh, jika kami mendapati bahawa kategori Kemas Kini Sosial terlepas e-mel daripada Pinterest, peraturan baharu boleh dilakukan supaya e-mel sedemikian diberikan kepada kategori tersebut.

Anda juga boleh membuat kategori baharu, yang mana anda boleh membuat penapis dan peraturan yang sepadan, dan anda juga boleh membuat tandai e-mel secara manual untuk menetapkan kategori kepada mereka, sama ada asli atau buatan pengguna.

"

Setelah di sini, jika kami mengakses Outlook.com melalui Outlook 2013 dan kami telah mencipta beberapa kategori pengguna>ia menunjukkan yang terakhir (dan hanya yang terakhir), tetapi dalam keadaan terhad cara . Kategori dalam Outlook 2013 mempunyai warna dan membolehkan anda melakukan tindakan carian, tetapi kategori ini yang disegerakkan pada pandangan pertama tidak. Hanya blok tanpa warna dengan nama kategori dipaparkan."

"

Apakah yang akan berlaku jika dalam Outlook 2013 kami mencipta kategori dengan nama yang betul-betul sama dan memberikan warna padanya? Jawapannya ialah berfungsi untuk tujuan kita. Dengan mencipta kategori yang setara, semua e-mel Outlook.com dengan label nama itu akan muncul dalam Outlook 2013 dengan kategori kembarnya>"

Masalah yang perlu kami selesaikan sekarang ialah apa yang perlu dilakukan supaya kategori asli turut disegerakkan. Berikut ialah cara untuk menanganinya dan mencapai penyegerakan penuh.

"Langkah Pertama: Tukar Semua Kategori Outlook Asli kepada Kategori Pengguna"

"

Seperti yang dijelaskan sebelum ini, maklumat daripada kategori yang dibuat secara manual sudah tersedia dalam Outlook desktop, tetapi bukan daripada teg asli yang disertakan Microsoft secara lalai dalam mel webnya. Untuk menyelesaikannya, kita perlu menukar kategori tersebut kepada kategori pengguna"

Kita boleh mencapai ini dengan mencipta penapis/peraturan dengan struktur berikut:

"

Untuk mencipta peraturan kita mesti klik pada butang pilihan di penjuru kanan sebelah atas, pilih Urus peraturan>"

"

Ini mesti diulang untuk semua kategori asli yang kami mahu dipaparkan dalam Outlook 2013. Dan idealnya, kategori pengguna> "

"

Setelah itu selesai, kami mungkin akan mahu menyembunyikan kategori asli asal, jadi kami tidak mempunyai senarai tag bersepah dengan pendua. Kita boleh melakukan ini daripada panel Urus Kategori>"

Dengan melakukan ini, kami dapat menyingkirkan kategori pendua, dan pada masa yang sama kami hanya boleh bekerja dengan kategori yang boleh disegerakkan dengan desktop. Tetapi kita memerlukan satu langkah lagi untuk menyelesaikan helah itu.

Langkah kedua: Cipta dalam Outlook 2013 kategori yang setara untuk setiap kategori Outlook.com

Kini kita hanya perlu mencipta persamaan dalam Outlook 2013. Untuk melakukan ini, kita mesti pergi ke tetingkap Kategori (tab Laman Utama > Kategorikan > Semua kategori) dan buat baharu kategori yang mempunyai nama yang betul-betul sama dengan Outlook.com label yang kami mahu segerakkan. Jika terdapat perbezaan 1 aksara, Outlook tidak akan sepadan antara label yang datang dari pelayan dan yang baru kami buat, jadi anda perlu bimbang tentang memadankan nama.

Kemudian kami menetapkan warna untuk setiap satu, dan jika kami mahu, pintasan papan kekunci, dan itu sahaja! , semua e-mel Outlook.com yang disegerakkan mulai sekarang akan menyertakan kategori atau label warna yang sepadan. Paling penting, ia adalah penyegerakan yang benar, jadi apabila memberikan label kepada e-mel daripada desktop, perubahan ini akan ditunjukkan pada pelayan ( selagi setempat dan nama kategori pelayan sepadan).

Bonus: carian pantas daripada kategori

Untuk memanfaatkan lebih banyak kategori, kami boleh menambatnya pada bar akses pantas (senarai butang yang berada di atas Reben) penapis untuk melakukan carian pantas mengikut kategori.

"

Untuk melakukan ini, anda mesti terlebih dahulu mengaktifkan mod carian>" "

Sudah tentu, secara lalai carian Outlook memberi kami hasil daripada semua folder mel apabila memulakan carian dari entri peti masuk, dan ini tingkah laku juga mempengaruhi penapis kategori yang baru kami sematkan.Jika kita ingin mengubahnya untuk mendapatkan hasil hanya dari folder semasa, kita mesti pergi ke Fail (butang biru) > Pilihan > Cari dan di sana pilih Sertakan hasil hanya dari folder semasa. Jika pada masa hadapan kita ingin melakukan carian yang merangkumi semua folder, tiada masalah, kerana dalam panel carian terdapat pilihan untuk menukar pilihan ini untuk kes tertentu (tanpa menukar pilihan lalai)."